الاختصاصات التنظيمية

لمكتب التنسيق والمتابعة الإدارية

يرأس المكتب مدير ويضم قسمان هما :-

1- قسم التنسيق والمتابعة 2- قسم السكرتارية الإدارية

وتكون الاختصاصات التنظيمية لمكتب التنسيق والمتابعة الإدارية وفقا لما يلي :

1- متابعة الموضوعات الصادرة عن المكتب لدى جهات الاختصاص.

2- متابعة الموضوعات الصادرة عن الوكيل المساعد للتأكد من سريان تطبيقها في مختلف إدارات القطاع.

3- متابعة ما يتعلق بالمؤتمرات والاجتماعات والندوات التي تخص عمل القطاع بالتنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة.

4- متابعة الشكاوي التي ترد إلى مكتب الوكيل المساعد بكافة أنواعها ، وخاصة الواردة في الوسائل الإعلامية المختلفة بواسطة الجهة المختصة بالوزارة ، ومحاولة حلها ومتابعتها مع إدارات القطاع .

5- متابعة القرارات الصادرة عن الإدارة العليا والتأكد من سريان تطبيقها في مختلف إدارات القطاع .

6- متابعة إعداد الميزانية التقديرية للقطاع بالتنسيق مع إدارات القطاع .

7- تلبية احتياجات المكتب من متطلبات ومستلزمات إدارية ومكتبية .

8- إعداد التقارير الدورية والفورية عما ينجز من أعمال في المكتب ورفعها لمدير المكتب.

9- تلبية احتياجات القطاع من تنسيق ومتابعة إدارية داخل وخارج القطاع .

10- تنظيم استلام وتسليم جميع المراسلات الصادرة والواردة للقطاع مع عرض وحفظ

البريد الخاص بالوكيل المساعد .

11- حفظ ومتابعة البرامج والمواعيد والتزامات الوكيل المساعد للقطاع .

12- إعداد وكتابة التقارير والمذكرات والخطابات بناءا على طلب الوكيل المساعد و تعليمات مدير المكتب .

13- إتباع أحدث أسس قواعد التصنيف والفهرسة وتسجيل وحفظ الكتب والتقارير التي ترد

إلى مكتب التنسيق والمتابعة الإدارية .

14- استخدام الحاسوب الآلي في أعمال الطباعة وحفظ وتسجيل المعلومات التي يحتاج إليها

المكتب .

15- تنظيم عملية الاتصالات مع الزوار والمسئولين مباشرة أو باستخدام الهاتف أو الفاكس.

16- التحضير للاجتماعات التي يشارك بها الوكيل المساعد للقطاع .

17- حفظ السجل العام والأرشيف الإداري للقطاع .

18- التنسيق والتعاون مع كافة المكاتب المعنية بالتنسيق والمتابعة الإدارية في القطاعات الأخرى لتسهيل عملية الاتصال وسهولة تبادل المراسلات .

19- متابعة كل ما يتعلق بالبرامج التدريبية التي ترد من قطاع التطوير الإداري والتدريب

والعمل على تعميمها بالتنسيق مع مدراء الإدارات داخل القطاع .

20- الاحتفاظ بملفات جميع الموظفين العاملين داخل القطاع وحصرهم بكشوفات يسهل

الرجوع إليها عند الحاجة وعند الاتصال بهم .

21- توفير كل المستلزمات الإدارية المتعلقة بشئون الموظفين .

22- يعمل المكتب على المحافظة على الأصول الخاصة بالإدارة كالأثاث والأدوات والمعدات وحفظ نسخة من كل الموارد المستعملة في الإدارات والأقسام التابعة للإدارة ومراجعتها بين فترة وأخرى للمحافظة عليها .

23- القيام بما يوكل للمكتب من اختصاصات ومهام أخرى مماثلة بما يفيد مصلحة العمل.